高级秘书、助理和行政文员技能提高训练营

【引言】

岗位中遇到的问题及困惑：

1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步

青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可？

2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？

3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？

5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？

6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？

7、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？

9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？

10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？

11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？

12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？

13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手？

14、不明确自己未来职业发展方向是什么？

如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成为我们亟待解决的问题。

从优秀到卓越，通过学习我们能找到结果。

【课程内容】

第一期内容：职业素养

职业生涯规划

第一部分职业素养

行政人员（高秘、助理和文员）职业特性与素质要求

1. 准确自我定位（了解岗位内容）

初级：事务性文员

中级：事务性文员＋协助管理

高级：授权独立管理＋事务处理

★ 视频：为什么不提拔我？

★ 现场演示：解决问题的能力及应变能力的展示

2. 优秀人员的胜任素质

如何提升秘书/助理/文员的素质

优秀与一般的差异——修炼良好心态，提升综合能力

★ 案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；

第二种认为：吃年轻饭，混日子，毫无想法，走一步看一步

第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

★ 案例：老板眼中的五星级秘书/助理

第二部分职业生涯规划

行政人员（高秘、助理和文员）运用性格分析工具认知自我、规划发展方向

1. 什么是职业生涯规划？

2. 为何要进行个人职业生涯规划？

分析自我，确立职业的方向

准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

为秘书/助理/文员职业发展规划的前景提供前进的动力

★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、九型人格分析

了解自我性格，发扬优势，规避不足

了解他人，提高沟通效率

★ 走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

你知道你是几号性格吗？你不能再困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态

★ 视频：同样的事情为什么我就做不好？

第一期课后作业

1、运用思维导图或表格等工具分析你身边一位（家人、同事、领导）的性格（分析性格特征写在A4纸上，第二期课前交给组长）

2、运用“5W提问”法进行自我分析（第二期课抽问）

→ What I am? 我是几号？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是最适合我？

→What I can choose？我能够选择什么？

第二期内容：职场礼仪

第一部分职场礼仪的重要性

1、如何理解职场礼仪

√ 礼仪的概念

小组活动

思考：提到礼仪，用一幅画面展示出你们对礼仪的理解

案例：丢单且尴尬的局面

2、礼仪体现企业形象

√ 礼仪的重要性

案例：我们的谈判很到位，为什么客户离我们而去......

◇ 您的职业形象是个人品牌，是经济效益

◇ 知礼仪、懂礼仪、用礼仪不仅仅是你个人行为，它代表你所在企业形象

第二部分如何学习职场礼仪

1、形象礼仪

√ 内在修炼

◇ 提升气质

◇ 培养情商

√ 外在训练

◇第一印象管理55387定律

◇成功人士的角色构建

◇职业形象的6要素

仪容、仪表、仪态、表情、语言、待人接物

职业形象塑造，不是你个人的事，常听到这样的话，看到你就看到了你领导的品味。责任重大

——从改变自己开始吧！

2、办公室礼仪

√ 办公室接待：迎来送往，端茶倒水

◇ 接待流程熟知

◇ 接待过程中所需注意的事项

3、电话礼仪

现场演练

案例1：快......我有急事请找你的领导接听电话，如何应对？

案例2：领导交代你电话邀请对方领导来公司协作办理相关事宜，如何说？

在注重礼貌用语的同时，如何掌握电话礼仪与应对技巧

4、办公会议礼仪

◇ 会议座次安排的学问

◇ 如何给与会人员倒水

◇ 如有急事需通知在会领导，你如何做？

5、接待礼仪

现场实操、案例分析

案例：如何拟定接待计划？

√ 对外接待礼仪

◇ 车位安排

◇ 住宿安排......

6、宴请礼仪

一、西餐礼仪

1、中西文化差异（案例分析）

2、餐具使用及上菜顺序

二、中餐礼仪

1、如何点菜？

2、用餐过程中所需注意的事项

第二期课后课后训练内容：现场演示：如何着装让我更优雅和自信

√站姿—体态美的起点 √ 坐姿—高雅仪态的展示

√ 走姿—动态美的展示 √ 妆容—职业美的展示

第三期课前以组为单位上台展示

第三期内容：岗位综合能力训练

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

√ 目标管理与80/20法则

√ 缓急轻重的优先管理

√ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

◇ 上级的时间管理与安排

◇ 上司出差日程管理与工作计划

★ 案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

★ 小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

★ 案例：从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事，不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？

——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理

1. 成功组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作：

√ 会前准备

√ 会中协助

√ 会后整理

★ 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

★ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

知晓通用公文文种之间的不同：

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

常用公文讲解：

→ 通知